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Relevant de la cheffe du développement philanthropique et de l’administration, cette personne joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des opérations de la Fondation. Elle assure le traitement rigoureux des dons, veille à l’intégrité de la base de données philanthropique et contribue à diverses activités administratives et financières essentielles à la réalisation de la mission de la Fondation.

Par son travail, elle contribue directement à offrir une expérience de qualité aux donateurs et à soutenir les actions du Chaînon auprès des femmes en situation de vulnérabilité.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Dons et relations avec les donateurs

• Traiter et consigner les dons dans la base de données philanthropique (ProDon).
• Préparer et transmettre les reçus officiels aux donateurs.
• Rédiger et envoyer les courriels et lettres de remerciement.
• Assurer le suivi des situations nécessitant une intervention (paiement refusé, chèque sans provision, information incomplète, etc.).
• Effectuer le suivi administratif de certains dons et engagements de donateurs.
• Préparer les dépôts bancaires.
• Contribuer à offrir une expérience donateur professionnelle, chaleureuse et rigoureuse.

Gestion de la base de données philanthropique

• Maintenir les données à jour et veiller à leur exactitude, leur fiabilité et leur bonne affectation dans la base de données.
• Produire des rapports, statistiques, listes et extractions de données selon les besoins de l’équipe.
• Consigner, rédiger et mettre à jour les procédures de saisie afin d’assurer l’intégrité des données.
• Repérer des pistes d’amélioration et contribuer à leur mise en œuvre.
• Préparer des listes et segments de donateurs dans le cadre des activités de sollicitation et de reconnaissance. Soutien administratif et financier
  • Gérer les processus administratifs liés aux comptes de dépenses et au traitement des factures.
  • Émettre les factures et assurer le suivi des paiements.
  • Collaborer avec les ressources responsables des finances afin d’assurer l’exactitude des informations et le respect des processus internes (conciliations bancaires….).
  • Contribuer aux suivis administratifs et financiers requis pour les activités de la Fondation.
  • Veiller au respect des obligations légales liées à la gestion des dons et à la protection des renseignements personnels. Administration et opérations courantes
    • Gérer la boîte courriel générale de la Fondation et assurer le suivi des communications entrantes.
    • Trier et distribuer le courrier.
    • Veiller au bon fonctionnement des équipements et fournitures de bureau.
    • Gérer l’approvisionnement en matériel et coordonner certains achats auprès des fournisseurs.
    • Soutenir l’équipe dans diverses activités administratives et organisationnelles.Événements et philanthropie
      • Participer à l’organisation et à la coordination administrative des activités de financement.
      • Soutenir certaines opérations liées aux inscriptions, aux dons et aux encans lors des événements.
      • Prendre part aux activités de reconnaissance et de fidélisation des donateurs.
      • Contribuer au rayonnement de la Fondation et à la qualité de ses relations avec sa communauté philanthropique.

LE PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

• Formation collégiale ou technique en administration, comptabilité, gestion ou dans un domaine connexe.
• Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience avec un CRM ou une base de données relationnelle.
• Expérience avec ProDon ou un logiciel équivalent (atout important).
• Expérience dans un organisme de bienfaisance enregistré ou un organisme à but non lucratif (atout important).

Compétences

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams et SharePoint).
• Bonne capacité à produire des rapports et à manipuler des données.
• Aisance avec les outils numériques et collaboratifs.

Qualités personnelles

• Grande rigueur et souci du détail.
• Excellent sens de l’organisation et de la planification.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Discrétion exemplaire et respect de la confidentialité.
• Excellentes habiletés relationnelles et orientation service.
• Esprit d’analyse et aptitude à résoudre des problèmes.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents intervenant.e.s.
• Intérêt marqué pour la mission sociale du Chaînon et les enjeux touchant les femmes en difficulté ou en situation d’itinérance.

MISSION DE L’ASSOCIATION D’ENTRAIDE LE CHAÎNON   

Depuis 1932, Le Chaînon accueille de façon inconditionnelle et sans jugement les femmes en situation de vulnérabilité. L’organisme propose un accompagnement global et personnalisé — de l’hébergement d’urgence au logement permanent — afin de favoriser la dignité et le cheminement vers l’autonomie. Cette mission repose sur la collaboration étroite de nos équipes multidisciplinaires, qui œuvrent chaque jour à renforcer le pouvoir d’agir personnel et social des femmes accueillies. 

LE MAGASIN 

L’une des principales sources de financement du Chaînon, le magasin propose à des prix abordables des vêtements, des meubles et des accessoires pour la maison provenant des dons de la communauté. Les revenus générés permettent de soutenir les activités de l’organisme et de contribuer directement à l’aide offerte aux femmes en situation de vulnérabilité. 

MANDAT PRINCIPAL 

Relevant de la direction du magasin, la personne titulaire du poste contribue au bon déroulement des opérations et du service à la clientèle, de la réception des dons jusqu’à la vente sur le plancher. Selon les besoins et l’achalandage, elle peut être appelée à occuper différentes fonctions, tant au service à la clientèle qu’aux opérations. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS  

Gestion de la caisse 

• Opérer la caisse enregistreuse et effectuer les transactions de vente  

• Connaître et appliquer les politiques de prix, d’échanges, de retours et de traitement des produits non étiquetés 

• Maintenir l’aire de travail propre et bien rangée en tout temps et s’assurer de la disponibilité du matériel requis à la caisse (sacs, rouleaux, etc.)  

• Effectuer les remplacements lorsque requis  

• Accomplir toute autre tâche assignée par la gérance 

Service à la clientèle 

• Placer la marchandise en magasin avec soin, selon les directives de la gérance, et s’assurer que chaque article est étiqueté  

• Répondre aux questions des client·e·s  

• Déballer les caisses de produits, étiqueter au besoin et disposer les articles sur les tablettes  

• Remplir les présentoirs de vêtements et d’accessoires  

• Veiller à la propreté du magasin et au dégagement des allées en tout temps  

• Ramasser et replacer la marchandise  

• Assurer le bon déroulement des essayages en cabine (contrôle des articles, rangement des cintres, propreté des espaces)  

• Demeurer vigilant·e afin de prévenir les pertes et le vol  

• Être attentif·ve aux besoins des collègues et aux priorités opérationnelles  
• Accomplir toute autre tâche assignée par la gérance 

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme d’études secondaires (Secondaire V) ou l’équivalent  

• Connaissance du fonctionnement d’une caisse électronique (un atout)  

• Très bonnes aptitudes pour le respect des consignes, le travail d’équipe, la collaboration et la communication  

• Capacité d’adaptation, polyvalence et flexibilité  

• Attitude positive et constructive, honnêteté, rapidité, minutie, sens de l’observation et bon jugement  

• Capacité à reconnaître les priorités et à organiser son travail efficacement  

• Ponctualité et souplesse dans les horaires  
• Aisance à travailler debout