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Coordonnatrice du secrétariat et de la bureautique

Vous souhaitez mettre votre expérience et vos compétences au service de la cause des femmes en difficulté?? Vous êtes une personne d’équipe, à la recherche de nouveaux défis, dans un environnement de travail stimulant et inspirant qui correspond à vos valeurs?? Nous aimerions vous connaître?! 

Principales responsabilités:

En tant que personnes-ressources polyvalente, assumer, de façon autonome, des tâches administratives pour seconder les gestionnaires.

  • Saisir des textes et des données à l'ordinateur, rédiger et mettre en forme des documents, concevoir des présentations, des tableaux, des graphiques, des modèles de documents, des outils de communication et de contrôle; harmoniser la mise en page, veiller à la qualité des documents produits et les distribuer au besoin.
  • Enregistrer les dépôts à l’aide du logiciel Prodon et produire des reçus le cas échéant;
  • Collaborer à la planification et à l’organisation des réunions et d’événements de plus ou moins grande envergure, apporter du soutien administratif et y participer activement;
  • Effectuer la gestion documentaire; ouvrir, classer et tenir à jour des dossiers et les registres traditionnels et informatisés, incluant les livres de minutes;
  • Fournir du soutien technique lorsque requis, pour l'utilisation de l'équipement et l'intégration du nouveau personnel; configurer les sessions et mettre à jour divers logiciels.
  • Gérer la boîte courriel principale, actualiser l'information diffusée sur le site Internet et sur les réseaux sociaux, notamment Facebook et Instagram; faire les mises à jour et les suivis.
  • Collaborer avec l’administrateur réseau à la gestion de l’équipement informatique;
  • Contribuer à l’intendance des ressources matérielles du bureau; 

Exigences et qualifications requises:

  • Formation collégiale complétée et un minimum de trois (3) années de solide expérience pertinente aux responsabilités du poste;
  • Très bonne maîtrise de la suite MS Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio;
  • Bonne connaissance du fonctionnement des principaux médias sociaux et de WordPress;
  • Excellent français écrit et parlé, bilinguisme un atout;
  • Facilité à gérer les équipements techniques et de bureau
  • Bon sens de l’organisation et des priorités, très grande discrétion;
  • Connaissance des logiciels de gestion des donateurs, Prodon un atout;
  • Esprit d’équipe, créativité, adaptabilité, initiative;
  • Faire preuve de souplesse en réponse à diverses circonstances;
  • Expérience en événementielle un atout;
  • Adhésion aux valeurs du Chaînon : respect, justice, solidarité, accueil inconditionnel et sans jugement.

Horaire: 

  • 40 heures par semaine
  • Lundi au vendredi – 9 h à 17 h
  • Disponibilités demandées lors de certaines activités et le 25 décembre

Salaire horaire: selon l’échelle salariale en vigueur

 

Merci de ne pas téléphoner.

Si vous êtes intéressé(e) par cette offre, veuillez envoyer un courriel à l'adresse suivante : rh@lechainon.org